PROSES PERENCANAAN

BAB 5

Perancanaan adalah proses dasar dimana manajemen memutuskan tujuan dan cara penyampaiannya atau pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana dan oleh siapa.

Salah satu aspek penting perencanaan adalah pembuatan keputusan (Decision Making), proses pengembangan dan penyeleksian sekumpulan kegiatan untuk memecahkan masalah tertentu.
Perencanaan dalam organisasi adalah memegang peran esensial, karena dalam kenyataannya perencanaan memegang peranan lebih disbanding fungsi-fungsi manajemen lainnya atau Karena fungsi-fungsi manajemen lainnya tergantung pada proses perencanaan.

4 tahapan dasar perncanaan menurut stoner :

1. Menetapkan tujuan / serangkaian tujuan, untuk membuat suatu organisasi / kelompok kerja penting di tentukannya tujuan untuk mencapai hasil yang maksimal. Tanpa rumusan tujuan yang jelas organisasi tidak efektik menggunakan sumber dayanya.


2. Merumuskan keadaan sekarang, untuk menggambarkan rencana kegiatan yang lebih lanjut (memerlukan informasi keuangan dan data statistic yang didapatkan melalui komunikasi dalam organisasi)


3. Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan, perlu diidentifikasi untuk mengukur kemampuan organisasi dalam pencapaian tujuan. Yang perlu diketahui factor-faktor lingkungan intern dan ekstern


4. Mengembangakan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan , meliputi pengembangan berbagai alternative kegiatan yang terbaik (paling memuaskan) untuk pencapaian tujuan.

ALASAN-ALASAN PERLUNYA PERNCANAAN
Ada dua alasan perlunya perencanaan :

1. Protective Benefits : yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan
2. Positive Benefits : dalam bentuk meningkatkannya sukses pencapaian tujuan organisasi

Manfaat perencanaan :

1. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan
2. Membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah-masalah utama
3. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas
4. Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat
5. Memberikan cara pemberian pemerintah untuk beroperasi
6. Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antar berbagai bagian organisasi
7. Membuat tujuan lebuh khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami
8. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti
9. Menghemat waktu, usaha dan dana

Kelemahan perencanaan :

1. Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata
2. Perencanaan cendrung menunda kegiatan
3. Membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi
4. Kadang hasil yang paling baik didapat oleh penyelesaian situasi individual dan penanganan seriap masalah pada saat masalah tersebut terjadi
5. Ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten

HUBUNGAN PERNCANAAN DENGAN FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN LAINNYA
Perncanaan adalah fungsi yang paling dasar dan mereasap keseluruh fungsi-fungsi serta kegiatan manajemen lainnya, karena fungsi-fungsi tersebut saling berhubungan, saling ketergantungan dan saling berinteraksi


TIPE-TIPE PERNCANNAN DAN RENCANA
Ada 5 dasar pengklasifikasian rencana-rencana :

1. Bidang Fungsioanal, mencangkup rencana produksi, pemasaran, keuangan dan personalia
2. Tingkatan Organisasional, termasuk keseluruhan organisasi atau satuan kerja organisasi
3. Karakteristk-Karakteristik (Sifat), meliputi factor-faktor komplekbilitas, fleksibilitas, keformalan, kerahasiaan, biaya, resionalitas, kulitatif dan kuantitatifWaktu, mencangkup rancana jangka pendek , menengah dan jangka panjang
4. Unsur-Unsur Rencana, dalam wujud anggaran, program, prosedur, kebijaksanaan

Ada 2 tipe utama rencana :

1. Rencana-Rencana Strategik (Strategic Plans) : yang dirancang memenuhi tujuan-tujuan organisasi yang lebih luas (mengimplementasikan misi yang memberikan alasan khas keberadaan organisasi)
2. Rencana-Rencana Opersional (Operational Plans) : penguraian lebih terperinci bagaimana rencana-rencana strategic yang dicapai.

RENCANA-RENCANA STRATEGIK (STRATEGIC PLANS)
Langkah-langkah proses penyusunan strategic :

1. Penentuan misi dan tujuan
2. Pengembangan profil perusahaan
3. Analisa lingkungan eksternal
4. Analisa internal perusahaan – kekuatan dan kelemahan organisasi
5. Indentifikasi kesempatan dan ancaman
6. Pembuatan keputusan strategic
7. Pengembangan strategi perusahaan
8. Implementasi strategi
9. Peninjauan kembali dan evaluasi

Kebaikan-kebaikan perencanaan strategic :

1. Memberikan pedoman yang konsisten bagi kegiatan-kegiatan organisasi
2. Membantu manajer mengantisipasi masalah-masalah sebelum timbul dan menanganinya sebelum terjadi lebih berat
3. Membantu para manajer dalam pembuatan keputusan
4. Meminimumkan kemungkinan kesalahan, karena tujuan / sasaran dan strategi yang dirumuskan dengat sangat cermat

Kelemahan-kelemahan perencanaan strategic :

1. Memerlukan investasi dalam waktu, uang dan orang yang cukup besar
2. Penetapan dan pemeliharaan suatu system formal melibatkan banyak biaya
3. Perencanaan strategic kadang-kadang cendrung nenbatasi organisasi hanya terhadap pilihan yang paling rasional dan bebas resiko

RENCANA-RENCANA OPERSIONAL (OPERATIONAL PLANS)
Ada dua tipe rencana-rencana operasional :

1. Rencana Sekali Pakai (Single Use Plans) : dikembangkan untuk mencapa tujuan-tujuan tertentu dan tidak digunakan kembali bila tercapai tujuannya

Tipe-tipe pokok rencana sekali pakai adalah:

• Program, menunjukkan :


• langkah-langkah pokok yang dilakukan untuk mencapai tujuan
• satuan / para anggota organisasi yang bertanggung jawab atas setiap langkah
• urutan dan waktu setiap langkah


• Proyek : rencana sekali pakai yang lebih sempit dan merupakan bagian terpisah dari program


• Anggaran (Budget) : laporan sumber daya keuangan yang disusun untuk kegiatan-kegiatan tertentu dalam jangka waktu tertentu



2. Rencana Tetap (Standing Plans) : pendekatan-pendekatan standar untuk penanganan situasi-situasi yang dapat diperkirakan dan terjadi berulang-ulang
   Wujud umum rencana-rencana tetap adalah :
   
   • Kebijaksanaan (Policy) : pedoman umum pembuatan keputusan
   
   
   • Prosedur Standar (Metoda Standar) : kebijaksanaan yang dilaksanakan dengan pedoman-pedoman yang lebih terperinci
   
   
   • Aturan (Rules / regulations) : pernyataan (kenyataan) bahwa suatu kegiaan tertentu harus atau tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu

HAMBATAN-HAMBATAN PRENCANAAN EFEKTIF
Ada sejumlah alasan mengapa banyak manager ragu-ragu / gagal menetapkan tujuan dan membuat rencana bagi organisasi / kelompok / satuan kerja mereka, yaitu :

1. Kurang pengetahuan tentang organisasi
2. Kurang pengetahuan tentang lingkungan
3. Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif
4. Kesulitan perencanaan opersi-opersi yang tidak berulang
5. Biaya
6. Takut gagal
7. Kurang percaya diri
8. Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternative

KRITERIA PENILAIAN EVEKTIVITAS RENCANA
Beberapa criteria dapat digunakan untuk menilai evektivitas perencanaan, mencangkup :

1. Kegunaan, suatu rencana harus fleksibel, stabil, berkesinambungan dan segerhana. Fleksibilitas adalah esensi bagi kesuksesan perencanaan strategik
2. Ketetapan dan Obyektivitas
3. Ruang lingkup
4. Evektivitas biaya
5. Akuntabilitas, terbagi atas 2 aspek : tanggung jawab atas pelaksanaan perencanaan dan tanggung jawab atas implementasi rencana
6. Ketepatan waktu

KEGIATAN-KEGIATAN YANG MERUPAKAN PROSES PERENCANAAN

1. Perumusan misi organisasi
2. Penetapan tujuan organisasi
3. Perumusan strategi dan kebijakan
4. Penyusunan anggaran

Secara teoritis urutan penentuan visi dan tujuan organisasi adalah :
Misi Tujuan Umum dan menyeluruh Tujuan Khusus Strategi