Pengorganisasian Dan Stuktur Organisasi

Bab 8

Organisasi adalah kumpulan 2 orang atau lebih yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu
Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan sutuktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya yang dimilikinya dan lingkungan yang melingkupinya.

Bentuk oganisasi secara badan dan bagan ;

1. Badan : Organisasi Garis, Organisasi Fungsional, Organisasi Garis & Staf, Organisasi Fungsional & Staf
2. Bagan : Piramida, Horizontal, Vertikal dan Lingkaran
   

Dua aspek utama pemyusunan struktur organisasi adalah :

1. Deparmentalisasi. Departementalisasi merupakan pengelempokan kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan yang sejenis dan saling berhubungan dapat dikerjakan bersama .
2. Pembagian kerja. Adalah pemerincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas.

Kedua aspek ini merupakan dasar proses pengorganisasian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efisien dan efektif.

Proses pengorganisasi dapat ditunjukkan dengan 3 langkah prosedur berikut ini :

1. Pemerincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi
2. Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logic dapat dilaksanakan oleh 1 orang.
3. Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.
   

Aspek-aspek penting organisasi dan proses organisasi :

1. Pembagian kerja
2. Deparmentalisasi
3. Bagian organisasi formal
4. Rantai perintah dan kesatuan perintah
5. Tingkat-tingkat hirarki manajemen
6. Saluran komunikasi
7. Penggunaan komite
8. Rentang manajemen dan kelompok – kelomok informal yang tidak dapat dihindarkan
   

STRUKTUR ORGANISASI
Struktur organisasi (design organisasi) dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola.

Faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah :

1. Strategi organisasi
2. Teknologi yang digunakan
3. Anggota (karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi
4. Ukuran organisasi

Unsur-unsur struktur organisasi :

1. Spesialisasi kegiatan, berkenaan dengan spesifikasi tugas individual dan kelompok kerja dalam organisasi dan penyatuan tugas tersebut menjadi satuan kerja
2. Standarisasi kegiatan, merupakan prosedur-prosedur yang digunakan untuk menjamin terlaksanakannya kegiatan seperti yang direncanakan
3. Koordinasi kegiatan, menujukkan prosedur-prosedur yang mengintegrasikan fungsi-fungsi satuan kerja dalam organisasi
4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan, menujukkan lokasi (letak) kekuasaan pembuatan keputusan
5. Ukuran satuan kerja, menunjukkan jumlah karyawan dalam suatu kelompok kerja

PEMBAGIAN KERJA
Tujuan organisasi adalah untuk mencapai tujuan dimana individu-individu tidak dapat mencapainya sendiri. Synergy adalah konsep kelompok dua orang / lebih yang bekerja bersama secara kooperatif dan dikoordinasikan dapat mencapai hasil lebih dari pada dilakukan perseorangan. Tiang dasar organisasi adalah prinsip pembagian kerja (divison of labor) yang memungkinkan synergi terjadi.


BAGAN ORGANISASI KERJA
Bagan organisasi memperlihatkan susunan fungsi-fungsi, departemen-departemen, organisasi dan menujukkan bagaimana hubungan diantaranya.

Bagan organisasi menggambarkan 5 aspek utama suatu struktur organisasi :

1. Pembagian kerja
2. Manajer dan bawahan / rantai perintah, rantai perintah menunjukkan hubungan wewenang-tanggung jawab yang menghubungkan atasan dan bawahan dalam keseluruhan organisasi
3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
4. Pengelompokkan segmen-segmen pekerjaan
5. Tingkatan manajemen

Keuntungan bagan organisasi :

1. Karyawan dan lain-lain diberi gambaran bagaimana organisasi disusun
2. Bila seseorang dibutuhkan untuk menangani suatu masalah khusus, bagan menunjukkan tempat dimana orang itu dapat ditemukan
3. Memungkinkan manajer mengetahui dengan tepat kelemahan-kelemahan organisasi

Kelemahan bagan organisasi :

1. Tidak menunjukkan seberapa besar tingkat wewenag dan tanggung jawab tiap tingkatan majerial
2. Tidak menunjukkan hubungan-hubungan informal dan saluran komunikasi, dimana organisasi tidak dapat berfungsi secara efisien tanpa hal-hal itu.

Bentuk –bentuk bagan organisasi menurut Henry G. Hodges :

1. Bentuk pyramid, jelas dan mudah dimengerti
2. Bentuk vertical, (agak menyarupai bentuk pyramid) dalam hal pelimpahan kekuasaan dari atas ke bawah
3. Bentuk horizontal, (secara mendatar) aliran wewenang dan tanggung jawab digambarkan dari kiri ke kanan
4. Bentuk lingkaran, menekankan hubungan antara satu jabatan dengan jabatan lain

DEPARMENTALISASI
Adalah proses penentuan cara bagaimana kegiatan-kegiatan dikelompokkan. Bentuk – bentuk departementalisasi:

1. Fungsi
2. Produk / jasa
3. Wilayah
4. Langganan
5. Proses / peralatan
6. Waktu
7. Pelayanan
8. Alpha numerical
9. Proyek dan matriks

A. Deparmentalisasi Fungsional
Mengelompkkan fungsi-fungsi yang sama / kegiatan-kegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi.
Kebaikan pendekatan fungsional :

1. Menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama
2. Menciptakan efisiensi melalui spealisasi
3. Memusatkan keahlian organisasi
4. Memungkinkan pengawasan manajemen puncak lebih ketat terhadap fungsi-fungsi
5. Cocok untuk lingkungan yang stabil

Kelemahan struktrur fungsional :

1. Menciptakan konflik antar fungsi-fungsi
2. Menyebabkan kemacetan-kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan
3. Memusatkan pada kepentingan tugas-tugasnya
4. Menyebabkan para anggota berpandangan sempit serta kurang inovativ

B. Deparmentalisasi Divisional
Organisasi divisional mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar produk,wilayah (geografis), langganan, dan proses / peralatan.

1. Struktur organisasi divisional atas dasar produk, divisionalisasi produk adalah pola logik yang dapat diikuti bila jenis-jenis produk mempunyai teknologi pemrosesan dan metoda-metoda pemasaran yang sangat berbeda satu dengan yang lain
2. Struktur organisasi divisional atas dasar wilayah, disebut deparmentalisasi daerah adalah pengelompokkan kegiatan-kegiatan menurut tempat di mana operasi beralokasi /di mana satuan-satuan organisasi menjalankan usahanya
3. Struktur organisasi divisional atas dasar langganan, adalah pengelompokkan kegiatan-kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk / jasa tertentu
4. Struktur organisasi divisional atas dasar proses / peralatan, adalah pengelompokkan kegiatan-kegiatan atas dasar proses / peralatan produksi

Kebaikan struktur divisional :

1. Meletakkan koordinasi dan wewenang yang diperlukan pada tingkat yang sesuai bagi pemberian tanggapan yang tepat
2. Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas
3. Tempat latihan yang baik bagi para manajer strategik
4. Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah
5. Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi

Kelemahan struktur divisional :

1. Menyebabkan berkembangnya persaingan “Dysfuncional” potensial antara sumber daya perusahaan dan konflik antara tugas-tugas dan prioritas-prioritas
2. Masalah seberapa besar delegasi wewenang yang diberikan kepada manajer-manajer divisi
3. Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya-biaya overhead perusahaan
4. Dapat menimbulkan tidak konsistennya kebujaksanaan antara divisi-divisi
5. Masalah duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu

Organisasi Proyek dan Matriks
Adalah tipe departementalisasi campuran (hybrid design). Tersusun dari satu / lebih tipe-tipe deparmentalisasi lainnya. Bermaksud untuk mengkombinsikan kebaikan kedua tipe design fungsional dan divisional dengan menghindari keurangannya.

1. Strukrur organisasi proyek, menyangkut pembentukan tim-tim, spesialis yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan khusus
2. Srtuktur organisasi matriks, adalah sama deparmentalisasi proyek dengan satu perbedaan pokok

ORGANISASI FORMAL
Organisasi mempunyai 3 tipe utama kelompok-kelompok kerja formal :

1. Kesatuan tugas khusus (task force), untuk menangani masalah / tugas khusus
2. Panitia, dibagi menjadi 2 :
1. Panitia tetap (standing comittees) / panitia struktural, adalah bagian tetap dari struktur organisasi yang dibentuk untuk menangani tugas yang terus menerus ada dalam organisasi
2. Panitia ad hoc, fungsinya serupa dengan panitia tetap tapi bersifat tidak tetap
3. Dewan dan komisi :
1. Dewan (boards) : dibentuk dari individu-individu yang dipilih dan ditugaskan untuk mengelola suatu organisasi Masyarakat / swasta
2. Komisi : diangkat oleh pejabat pemerintah untuk melaksanakan tugas-tugas administratif, legislatif

Keguanaan Panitia :

1. Kualitas-kualitas dengan kualitas lebih baik
2. Menigkatkan penerimaan
3. Memperbaiki koordinasi tempat latihan bagi manajer
4. Penyebaran kekuasaan
5. Menghindarkan konsekuensi-konsekuensi yang tidak menyenangkan

Kerugian Panitia :

1. Pemborosan waktu dan uang
2. Dominasi individu
3. Adanya persetujuan dan kompromi terlebih dahulu
4. Kurangnya tanggung jawab

ORGANISASI INFORMAL
4 perbedaan bidang utama organisasi formal & informal menurut Argyis :

1. Hubungan-hubungan antar pribadi, Formal : digambarkan jelas ; Informal : tergantung pada kebutuhan mereka
2. Kepemimpinan, Formal : para pemimpin dirangcang dan ditentukan ; Informal : muncul dan dipilih
3. Pengendalian prilaku, Formal : mengendalikan perilaku karyawan melalui penghargaan dan kebutuhan ; dengan pemenihan kegiatan
4. Ketergantungan, Formal : terletak pada penghargaan dan hukuman ; Informal : bawahan-bawahan lebih tergantung pada anggota

Perbedaan pokok antara organisasi formal dan organisasi informal adalah :

1. Organisasi Formal, mempunyai tujuan, struktur, dan pola hubungan kerja yang teratur melalui manajemen.
2. Organisasi Informal, berdiri di atas struktur yang tidak jelas, fleksibel, sukar didefinisikan, keanggotaannya sulit ditentukan dan pola hubungan di antara para anggota tanpa tujuan yang khusus.

• Konsep utama untuk mengukur prestasi kerja adalah Efesiensi dan Efektivitas
• Prinsip kesatuan perintah (unity of command) : prinsip yang menyatakan bahwa setiap kariyawan dalam organisasi harus patuh hanya kepada seorang atasan
• Akuntabilitas : manajer meminta tanggung jawab kepada bawahan
• Delegasi : pemberian wewenang kapada bawahan untuk melakukan sesuatu
• Rentang kendali / rentang penguasaan (Span of control) : sejumlah bawahan yang langsung dapat diawasi oleh seorang pimpinan
• Kekuasaan panutan : kekuasaan yang didasarkan pada charisma pribadi, keberanian dan sikap simpatik
• Spesifikasi jabatan (Job of Specication) : pernyataan tentang kualitas minimum tenaga kerja yang di syaratkan agar bisa menjalankan suatu jabatan dengan benar
• Deskrpisi jabatan (Job of Description) : suatu pernyataan tertulis yang meliputi tugas-tugas, wewenang, tanggung jawab, dan hubungan-hubungan lini baik ke atas maupun ke bawah
• Analisa jabatan (Job of Analysis) : suatu proses pengumpulan segala informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan tertentu
• Job pelatihan (Job of Duty) : pelatihan berputar